Veranstaltungsmanagementdienst Indico

Hinweise gem. der Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO

Diese ergänzende Erklärung umfasst Informationen darüber, wie und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung des Dienstes Indico (https://events.academiccloud.de) an der Technischen Universität Clausthal verarbeitet werden. Die darüber hinaus geltende allgemeine Datenschutzerklärung für die Webseiten der TU Clausthal kann unter (https://www.tu-clausthal.de/datenschutz/) eingesehen werden. Dort finden Sie Hinweise zu Verbindungsdaten, die zusätzlich von Ihrem Endgerät übermittelt werden, sobald Sie eine Webinstanz der TU Clausthal besuchen.

Weitere Ansprechpartner

Die technische Bereitstellung des Veranstaltungsmanagementdienstes Indico erfolgt durch die Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG), Burckhardtweg 4, 37077 Göttingen. Ansprechpartner an der TU Clausthal ist das Rechenzentrum der TU Clausthal. Technische Anfragen können an support@rz.tu-clausthal.de gerichtet werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Zweck der Nutzung.

Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grds. § 17 Abs. 1 NHG. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der TU Clausthal verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage daneben Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG.

Soweit die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten auf der freiwilligen Einwilligung der betroffenen Person basieren, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Indico

Indico ist eine Open-Source-Software für das Management von Veranstaltungen, Konferenzen und Workshops, die von einem Entwicklerteam beim CERN entwickelt wird. Sie bietet Funktionen wie die Einreichung von Beiträgen, die Verwaltung von Anmeldungen oder die Programmplanung.  Diese Software wird in der IT-Infrastruktur der GWDG betrieben und im Rahmen das Projektes AcademicCloud den niedersächsischen Hochschulen zur Nutzung angeboten. Die OpenSource Software stellt dabei eine Anmeldemaske bereit, über die die Nutzerverwaltung realisiert wird. Die vom Nutzer eingegebenen Inhaltsdaten werden an den externen Anbieter übermittelt. Mit dem Anbieter hat die TU Clausthal Verträge zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO geschlossen. Mitarbeitende der TU Clausthal können in der Rolle des Veranstaltungsorganisators ebenfalls, die vom Nutzer eingegebenen Inhaltsdaten einsehen.

Zweck der Datenverarbeitung

Indico steht Angehörigen der TU Clausthal als Veranstaltungsmanagement-Tool z.B. für Konferenzen nach einer Anmeldung in der Webinstanz zur Verfügung. Personenbezogene Daten werden hierbei zum Zwecke der administrativen Nutzerverwaltung verwendet.

Darüber hinaus werden durch den Nutzer (z.B. Konferenzteilnehmer) eingegebene Inhaltsdaten verarbeitet, dies kann die Anmeldung zur Teilnahme an einem Termin oder hochgeladene Beiträge sein.

Art und Umfang der verarbeiteten Daten:

Die Website (https://events.academiccloud.de) ist ein interner, zugriffsbeschränkter Bereich, zudem TU-Angehörige (Mitarbeitende) nach einem Anmeldevorgang Zugang erhalten, um Veranstaltungen zu planen bzw. um sich als Teilnehmende zu registrieren.

Die folgenden Daten werden von Ihrer Heimatorganisation (Identitätsanbieter) abgerufen:

  • benötigt:
    • eduPersonPrincipalName
    • mail
    • sn
    • givenName
  • optional:
    • eduPersonTargetedID
    • eduPersonUniqueId
    • eduPersonScopedAffiliation

Bei der Nutzung des Dienstes werden Verbindungsdaten generiert. Die vorübergehende Speicherung von Logfile-Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Innerhalb der Plattform indico kann eine Interaktion zwischen unterschiedlichen Nutzern stattfinden. So können u.a. E-Mails an Teilnehmende verschickt und Materialien zu den Beiträgen ausgetauscht werden, die von den Vortragenden eingebracht wurden.

 Dauer der Datenspeicherung

Die Nutzung von Indico ist für TU-Angehörige zeitlich unbefristet möglich, das Rechenzentrum behält sich jedoch das Recht vor den Dienst einzustellen. Das Rechenzentrum informiert im Fall der Diensteinstellung die TU-Angehörigen 3 Monate vor Ablauf.

Nutzer haben jederzeit die Möglichkeit ihre eigenen Daten und hochgeladenen Dateien eigenständig zu löschen. Nach Ablauf der Veranstaltung werden die Daten nach Ablauf von 3 Monaten in Indico gelöscht. Wird ein Bezahlvorgang im Rahmen einer kostenpflichtigen Veranstaltung durchgeführt sind die jeweiligen finanzrechtlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Der Nutzeraccount kann auf Antrag über support@rz.tu-clausthal.de gelöscht werden.

Datenempfänger

Datenempfänger werden als Veranstaltungsorganisatoren kenntlich gemacht.

Die Verbindung zu Indico erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.

Übermittlung in Drittstaaten

Es erfolgt keine explizite Übermittlung von Daten an Drittstaaten.

Rechte betroffener Personen

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen insb. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von der TU Clausthal verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Die TU Clausthal hat keine Einsicht in die Chatverläufe. Nutzer können nur eigenständig Chatverläufe einsehen und sichern.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. LibreChat wird nicht für das Profiling gem. Art 22 DSGVO eingesetzt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.