TUChat

Diese ergänzende Erklärung umfasst Informationen darüber, wie und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung des Instant Messengers TUChat der Technischen Universität Clausthal verarbeitet werden. Die darüber hinaus geltende allgemeine Datenschutzerklärung für die Webseiten der TU Clausthal kann unter https://www.tu-clausthal.de/datenschutz/ eingesehen werden. Dort finden Sie Hinweise zu Verbindungsdaten, die zusätzlich von Ihrem Endgerät übermittelt werden, sobald Sie eine Webinstanz der TU Clausthal besuchen.

Weitere Ansprechpartner

Die technische Bereitstellung des TUChats erfolgt durch das Rechenzentrum der TU Clausthal. Technische Anfragen können an support@rz.tu-clausthal.de gerichtet werden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Zweck der Nutzung.

Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grds. § 17 Abs. 1 NHG. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der TU Clausthal verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage daneben Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG.

Soweit die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten auf der freiwilligen Einwilligung der betroffenen Person basieren, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Der TU Chat ist die konfigurierte Variante des Kommunikationsdienstes RocketChat für TU Angehörige. Es handelt sich um eine OpenSource Software. Die Daten verbleiben auf den Servern der TU Clausthal. Der Chat ist in Kanälen (Channels) organisiert, auf denen sich Nutzergruppen in Echtzeit austauschen können.

Zweck der Datenverarbeitung

Der Instant Messenger erlaubt die Kommunikation in Echtzeit. Nutzer können dabei Nachrichten, Links, Dokumente oder Bilder austauschen. Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der administrativen Nutzerverwaltung, zur Kontaktaufnahme und Interaktion zwischen Nutzern sowie zur Bereitstellung personalisierter Dienste, zur Durchführung des Studiums als Studierende bzw. der Tätigkeiten als Mitarbeiter an der TU Clausthal verarbeitet.

Nutzer können Channels als private (nur für einen, durch den Ersteller definierten, festen Teilnehmerkreis) Räume anlegen. Dies dient dem schnellen Wissensaustausch unter allen Beteiligten, da im Gegensatz zu beispielsweise Telefon oder E-Mail, jede Information unmittelbar sämtlichen Chatteilnehmern eines Kanals übermittelt wird. Es ist ebenso möglich Direktnachrichten zwischen Einzelpersonen auszutauschen.

Darüber hinaus ist der sog. Live Chat in den Chatdienst eingebunden. Auf bestimmten Webseiten z.B. des Rechenzentrums oder der Universitätsbibliothek wird Besuchern ermöglicht unangemeldet Supportanfragen über diesen separaten Kanal zu stellen. Es entstehen dabei Direktnachrichten zwischen einem entsprechenden Mitarbeiter und dem anonymen Anfragesteller.       

Öffentliche Channels (für alle angemeldeten TU Angehörigen) können eigenständig betreten und verlassen werden und erfüllen den Zweck eines öffentlichen Forums.

Zur Unterscheidung der einzelnen Nutzer sind diese mit ihrem Namen aufgeführt. Selbst erstellte Channels können individuell benannt werden.

Art und Umfang der verarbeiteten Daten:

Die Website https://chat.rz.tu-clausthal.de/ ist ein interner, zugriffsbeschränkter Bereich, zudem TU-Angehörige (Studierende und Mitarbeiternde) nach einem Anmeldevorgang Zugang erhalten.

Das System umfasst nur diejenigen Nutzer die sich mindestens einmal eigenständig am System angemeldet haben. Die Anmeldung erfolgt mit dem RZ-Account. Hierzu wird das RZ-Kürzel sowie das zugehörige RZ-Passwort verarbeitet. Nutzer können E-Mailbenachrichtigungen von eingehenden Chatnachrichten einrichten, hierzu wird die TU-E-Mailadresse im Profil hinterlegt.

Bei der Nutzung des Dienstes werden Verbindungsdaten generiert. Die vorübergehende Speicherung von Logfile-Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Im TUChat werden Nutzer mit ihrem RZ-Kürzel sowie einem Namen anderen Nutzern angezeigt. Unter den Profileinstellungen lassen sich Vorname und Nachname eigenständig verändern und durch ein Alias ersetzen, es kann zudem ein Profilbild eingestellt werden. Nutzer können ebenfalls festlegen, ob sie als online (aktiv verbunden) dargestellt werden.

Darüber hinaus werden diejenigen Inhalte verarbeitet, die von den Nutzern eigenständig kommuniziert werden.

Dauer der Datenspeicherung

Die Nutzung des TUChat ist für TU-Angehörige zeitlich unbefristet möglich, das Rechenzentrum behält sich jedoch das Recht vor den Dienst TUChat einzustellen. Das Rechenzentrum informiert im Fall der Diensteinstellung die TU-Angehörigen 6 Monate vor Ablauf.

Kommunikationsinhalte werden nach Ablauf eines Jahres kanalweise automatisch gelöscht. Nutzer können die Aufbewahrungsfristen selbst erstellter privater Kanäle anpassen. Einzelne Nachrichten und andere selbst eingestellte Inhalte können eigenständig gelöscht werden.

Der Nutzeraccount kann auf Antrag über service@rz.tu-clausthal.de gelöscht werden.

Datenempfänger                                      

Nutzer können potentielle Kommunikationspartner über eine Suchfunktion auffinden.

Jeder Nutzer kann eine Liste mit den Teilnehmern eines Kanals aufrufen und somit die Adressaten seiner Nachrichten einsehen. Es kann dabei nicht ausgeschlossen werden, dass andere Nutzer eines Kanals die Inhalte unbemerkt weiterverbreiten. Das Chat-System wird auf Servern der TU Clausthal betrieben und administriert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Die Verbindung zum TU Chat erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen insb. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von der TU Clausthal verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.