Schriftliche Online-Prüfungen

Diese ergänzende Erklärung umfasst Informationen darüber, wie und in welchem Umfang die TU Clausthal Daten im Rahmen von Online-Klausuren erhebt und wie diese verarbeitet werden. Als eine Online-Klausur wird hierbei jedes Format verstanden, bei dem Klausurinhalte über das Moodle-System bereitgestellt werden und die Klausurbetreuung über den Videokonferenzdienst BBB stattfindet. Beide Systeme werden eigenständig durch die TU Clausthal am Standort Clausthal-Zellerfeld betrieben. Die dabei erhobenen Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der TU Clausthal verarbeitet und verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Weitere Ansprechpartner

Für die Inhalte und konkrete Ausgestaltung von Online-Klausuren ist der jeweilige Prüfende verantwortlich. Die Kontaktdaten werden den Studierenden zu Beginn einer jeden Lehrveranstaltung mitgeteilt.

Das Moodle-System sowie das Videokonferenzsystem BBB der TU Clausthal werden durch das Rechenzentrum der TU Clausthal betrieben. Bei technischen Fragen können Sie sich an support@rz.tu-clausthal.de wenden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grds. § 17 Abs. 1 NHG. Daneben gilt die Allgemeine Prüfungsordnung (APO) der TU Clausthal in ihrer jeweils gültigen Fassung.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die TU Clausthal unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Unter Bedingungen der Covid-19-Pandemie beruht die Durchführung von Online-Klausuren des Weiteren aufgrund eines öffentlichen Interesses in Kombination mit dem Schutz lebenswichtiger Interessen der Betroffenen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. d und e DSGVO.

Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der administrativen Nutzerverwaltung, zur Kontaktaufnahme und Interaktion mit den Nutzern sowie zur Bereitstellung personalisierter Dienste, zur Durchführung des Studiums als Studierende bzw. der Tätigkeiten als Mitarbeiter an der TU Clausthal von uns verarbeitet. Die Website https://moodle.tu-clausthal.de/ ist ein interner, zugriffsbeschränkter Bereich, zu dem nur TU-Angehörige (Studierende und einzelne Mitarbeitergruppen) nach einem Anmeldevorgang Zugang erhalten. Im Rahmen von Online-Klausuren stellen Prüfende hier Klausurinhalte bereit, die von Studierenden abgerufen und dort in einem festgelegten Zeitfenster eingereicht werden können. Das Anfertigen von Ton und Bildaufnahmen während Online-Klausuren ist allen Teilnehmenden der Prüfung untersagt, dies umfasst das Anfertigen von Bildschirmaufnahmen (Screenshots) oder Videos von Klausurinhalten sowie das Übertragen (Streamen) von Video- und Audiodaten an externe Plattformen.

Art und Umfang der erfassten Daten

Für die Nutzung von Moodle werden folgende Daten automatisch abgefragt und verarbeitet:

• Anmeldedaten (Nutzername und Passwort, Vorname, Nachname, Matrikelnummer, TU-Mailadresse)
• Log-File-Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und Browserversion zum Zeitpunkt des Zugriffs)

Die vorübergehende Speicherung dieser Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen die Daten der Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme.

Weitere Daten, die evtl. von den Nutzern gespeichert werden, sind Inhalte, die von den Nutzern selbst im Rahmen des Studiums oder der Tätigkeit als Mitarbeitende der TU Clausthal im Moodle-System eingestellt werden. Die Preisgabe dieser Daten seitens des Nutzers erfolgt auf ausdrücklich freiwilliger Basis. Dazu gehören:

• Freiwillige Angaben zur Person, Beiträge in Foren, Chatverläufe, interne Nachrichten, Kalendereinträge und Stundenpläne, Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Studiengruppen, Organisationsgremien, Persönliche Einstellungen und Konfigurationen.

Im jeweiligen persönlichen Profil können Personenbeschreibung, Bild und weitere Daten angeben werden. Diese können von den übrigen angemeldeten Nutzern eingesehen werden. Die Sichtbarkeit der E-Mail-Adresse im Nutzerprofil für Andere kann eingestellt werden.

Im Rahmen von Online-Klausuren werden folgende personenbezogene Daten gespeichert:

• Einstiegsfragen („Versichern Sie, dass Sie sich gesundheitlich in der Lage sehen, die Klausur anzutreten?“, „Versichern Sie, die Klausur ohne fremde Hilfe und nur mit den erlaubten Hilfsmitteln zu bearbeiten?“, „Versichern Sie, dass Sie sich mit Ihrer eigenen RZ-Kennung angemeldet haben?“ und „Haben Sie die technischen Voraussetzungen und Fertigkeiten, um an dieser Klausur teilzunehmen?“),
• Beginn und Ende der Bearbeitung, Information welche Daten heruntergeladen wurden, Antworten jedes Studierenden, Bewertung der Antworten, Vergebene Punkte.

Dauer der Datenspeicherung

Ihre selbst bei Moodle eingestellten personenbezogenen Daten werden für die Dauer Ihres Studiums/Ihres Arbeitsverhältnisses an der TU Clausthal gespeichert. Nach Beendigung ihrer Tätigkeit und Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht. Dazu gehören z.B. ihre selbst ergänzten Profildaten. Ausnahmen bilden Foreneinträge, diese bleiben auch nach dem Ausscheiden eines Nutzers erhalten.

Bei Online-Klausuren beträgt die Aufbewahrungsdauer 5 Jahre für alle zugehörigen hochgeladenen Daten und Einträge.

Cookies

Moodle verwendet ein Session-Cookie. Diese kleine Textdatei beinhaltet lediglich eine verschlüsselte Zeichenfolge, die bei der Navigation im System hilft. Das Cookie wird bei der Abmeldung aus Moodle oder beim Schließen des Browsers gelöscht.

Server Logfiles

Die Erhebung und Nutzung der Log-File-Daten dient lediglich der Auswertung zu rein statistischen Evaluationszwecken der Lernplattform. Sie werden nicht in Verbindung mit Namen oder Mailadresse gespeichert oder ausgewertet. Diese Daten werden für die Zeit von 180 Tagen auf gesicherten Systemen der TU Clausthal gespeichert und ebenfalls nicht an Dritte weitergegeben.

SSL-Verschlüsselung

Die Verbindung zu Moodle erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.

Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der administrativen Nutzerverwaltung, zur Kontaktaufnahme und Interaktion mit den Nutzern sowie zur Bereitstellung personalisierter Dienste, zur Durchführung des Studiums als Studierende bzw. der Tätigkeiten als Mitarbeiter an der TU Clausthal von uns verarbeitet. Das Videokonferenzsystem wird im Rahmen von Online-Klausuren zur Klausurbetreuung genutzt. Dies kann die Identitätsprüfung der Studierenden, Durchsagen von Prüfenden oder die Beantwortung von Fragen sowie die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Klausur umfassen. Aufnahmen von Videokonferenzsitzungen sind serverseitig für das BBB-System der TU Clausthal unterbunden. Das Anfertigen von Ton und Bildaufnahmen während Online-Klausuren ist untersagt, dies umfasst das Anfertigen von Bildschirmaufnahmen (Screenshots) oder Videos sowie das Übertragen (Streamen) von Video- und Audiodaten an externe Plattformen.

Art und Umfang der erfassten Daten

Für die Nutzung von BBB werden folgende Daten automatisch abgefragt und verarbeitet:

• Nutzerkennung (Nutzername und Passwort, Vorname, Nachname, TU-Mailadresse)
• Log-File-Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und Browserversion zum Zeitpunkt des Zugriffs)

Die vorübergehende Speicherung dieser Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Der Videokonferenzdienst BBB ermöglicht die Übertragung von Audio-, Bild- und Textdaten zwischen einem definierten, beschränkten Teilnehmerkreis. Ein Teilnehmender muss hierzu eigenständig seine Webcam oder sein Mikrofon freigeben. Prüfende teilen den Studierenden vor der Klausur mit, ob eine Identitätsüberprüfung über den Videokonferenzdienst BBB erfolgt. Hierzu wird der Studierende aufgefordert seinen Ausweis in die Kamera zu halten. Die Erstellung von biometrischen Profilen oder eine biometrische Identifizierung erfolgt ausdrücklich nicht. Prüfende können zur Sicherstellung eines ordentlichen Prüfungsablaufs verlangen, dass die Kamera der Teilnehmenden während der Online-Klausur angeschaltet bleiben muss. Es kann die Aufforderung zum Schwenken der Kamera im gesamten Raum erfolgen. Prüfer dürfen verlangen, dass die Teilnehmenden auf Chatnachrichten im BBB reagieren. Studierende können durch die Aufsicht mit einer privaten Chat-Nachricht in einen Breakout Room gebeten werden. Die Aufforderung, mit der Kamera einen Schwenk zu machen und/oder sich konkrete Gegenstände zeigen zu lassen, ist zulässig. Das Videokonferenzsystem ist bei Online-Klausuren derart konfiguriert, dass die einzelnen Klausurteilnehmer sich nicht gegenseitig sehen oder hören können. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Dauer der Datenspeicherung

Inhalte der Videokonferenz wie Audio-, Bild- und Textdaten werden nach Beendigung der Videokonferenz nicht weiterverarbeitet und mit Beendung der Sitzung gelöscht. Inhalte des BBB-Chats können von den Prüfenden im Prüfungsprotokoll dokumentiert werden. Das Prüfungsprotokoll hat eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren. Statistische Daten wie z.B. Anzahl von Videokonferenzen je Kalendertag oder Anzahl von Teilnehmenden je Videokonferenzsitzung werden anonymisiert verarbeitet und dienen der Optimierung des Videokonferenzdienstes.

SSL-Verschlüsselung

Die Verbindung zum Videokonferenzdienst BBB erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen insb. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von der TU Clausthal verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Bitte wenden Sie sich umgehend an den Prüfenden, wenn Sie die Richtigkeit oder Unvollständigkeit Ihrer personenbezogenen Daten anzweifeln.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern (1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine rein automatisierte Bewertung der Klausur ohne persönliche fachliche Beurteilung durch den Prüfenden ist nicht gestattet.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.