Mündliche Online-Prüfungen

Diese ergänzende Erklärung umfasst Informationen darüber, wie und in welchem Umfang die TU Clausthal Daten im Rahmen von mündlichen Online-Prüfungen erhebt und wie diese verarbeitet werden. Als mündliche Online-Prüfung wird hierbei jedes Format verstanden, bei dem Prüfungsfragen durch einen Prüfenden unter Anwesenheit eines Beisitzers schriftlich oder verbal über den Videokonferenzdienst BBB gestellt und durch einen einzelnen Prüfling bearbeitet werden. Das BBB-System wird eigenständig durch die TU Clausthal am Standort Clausthal-Zellerfeld betrieben. Die dabei erhobenen Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der TU Clausthal verarbeitet und verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Weitere Ansprechpartner

Für die Inhalte und konkrete Ausgestaltung von mündlichen Online-Prüfungen ist der jeweilige Prüfende verantwortlich. Die Kontaktdaten werden den Studierenden zu Beginn einer jeden Lehrveranstaltung mitgeteilt. Das Videokonferenzsystem BBB der TU Clausthal werden durch das Rechenzentrum der TU Clausthal betrieben. Bei technischen Fragen können Sie sich an support@rz.tu-clausthal.de wenden.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist grds. § 17 Abs. 1 NHG. Daneben gilt die Allgemeine Prüfungsordnung (APO) der TU Clausthal in ihrer jeweils gültigen Fassung.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person vorliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die TU Clausthal unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Unter Bedingungen der Covid-19-Pandemie beruht die Durchführung von mündlichen Online-Prüfungen des Weiteren aufgrund eines öffentlichen Interesses in Kombination mit dem Schutz lebenswichtiger Interessen der Betroffenen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. d und e DSGVO.

Personenbezogene Daten werden zum Zwecke der administrativen Nutzerverwaltung, zur Kontaktaufnahme und Interaktion mit den Nutzern sowie zur Bereitstellung personalisierter Dienste, zur Durchführung des Studiums als Studierende bzw. der Tätigkeiten als Mitarbeiter an der TU Clausthal von uns verarbeitet. Das Videokonferenzsystem wird im Rahmen von mündlichen Online-Prüfungen zur Prüfungsdurchführung genutzt. Dies umfasst die Identitätsprüfung der Studierenden, die Kommunikation und Beantwortung von Prüfungsfragen sowie die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Ablaufs der Prüfung. Aufnahmen von Videokonferenzsitzungen sind serverseitig für das BBB-System der TU Clausthal unterbunden. Das Anfertigen von Ton und Bildaufnahmen während Online-Prüfungen ist untersagt, dies umfasst das Anfertigen von Bildschirmaufnahmen (Screenshots) oder Videos sowie das Übertragen (Streamen) von Video- und Audiodaten an externe Plattformen.

Art und Umfang der erfassten Daten

Der Prüfling tritt der Videokonferenz über einen Raumlink des Prüfenden der Videokonferenz bei. Hierbei verarbeitet das System automatisch Log-File-Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und Browserversion zum Zeitpunkt des Zugriffs).

Die vorübergehende Speicherung dieser Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Daneben trägt der Prüfling seinen Namen als Teilnehmender der Videokonferenz ein.

Der Videokonferenzdienst BBB ermöglicht die Übertragung von Audio-, Bild- und Textdaten zwischen einem definierten, beschränkten Teilnehmerkreis. Ein Teilnehmender muss hierzu eigenständig seine Webcam oder sein Mikrofon freigeben. Prüfende teilen den Studierenden vor der Prüfung mit, ob eine Identitätsüberprüfung über den Videokonferenzdienst BBB erfolgt. Hierzu wird der Studierende aufgefordert seinen Ausweis in die Kamera zu halten. Die Erstellung von biometrischen Profilen oder eine biometrische Identifizierung erfolgt ausdrücklich nicht. Prüfende können zur Sicherstellung eines ordentlichen Prüfungsablaufs verlangen, dass die Kamera der Teilnehmenden während der Online-Prüfung durchgängig angeschaltet bleiben muss. Es kann die Aufforderung zum Schwenken der Kamera im gesamten Raum erfolgen. Prüfer dürfen verlangen, dass die Teilnehmenden auf Chatnachrichten im BBB reagieren. Die Aufforderung, mit der Kamera einen Schwenk zu machen und/oder sich konkrete Gegenstände zeigen zu lassen, ist zulässig. Der Prüfling muss zu Beginn der Prüfung seine Prüfungsfähigkeit verbal bestätigen. Bei mündlichen Online-Prüfungen befindet sich ausschließlich drei Personen im entsprechenden Videokonferenzraum: Der Prüfende, der Beisitzende sowie der einzelne Prüfling. Statistische Daten wie z.B. Anzahl von Videokonferenzen je Kalendertag oder Anzahl von Teilnehmenden je Videokonferenzsitzung werden anonymisiert verarbeitet und dienen der Optimierung des Videokonferenzdienstes. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht.

Dauer der Datenspeicherung

Inhalte der Videokonferenz wie Audio-, Bild- und Textdaten werden nach Beendigung der Videokonferenz nicht weiterverarbeitet und mit Beendung der Sitzung gelöscht. Der Prüfende und der Beisitzende protokollieren die gestellten Fragen sowie die Antworten des Prüflings. Inhalte des BBB-Chats/geteilte Inhalte/hochgeladene Präsentationen bzw. Dokumente können von den Prüfenden im Prüfungsprotokoll dokumentiert werden. Das Prüfungsprotokoll hat eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren.

SSL-Verschlüsselung

Die Verbindung zum Videokonferenzdienst BBB erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen insb. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von der TU Clausthal verarbeitet werden.

Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Bitte wenden Sie sich umgehend an den Prüfenden, wenn Sie die Richtigkeit oder Unvollständigkeit Ihrer personenbezogenen Daten anzweifeln.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.