eLab - Elektronisches Laborbuch

Diese ergänzende Erklärung umfasst Informationen darüber, wie und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung des elektronischen Laborbuchs eLabFTW unter https://elab.tu-clausthal.de/ durch die TU Clausthal verarbeitet werden. Die darüber hinaus geltende allgemeine Datenschutzerklärung für die Webseiten der TU Clausthal kann unter https://www.tu-clausthal.de/datenschutz/ eingesehen werden. Dort finden Sie Hinweise zu Verbindungsdaten, die zusätzlich von Ihrem Endgerät übermittelt werden, sobald Sie eine Webinstanz der TU Clausthal besuchen.

Dr. Florian Strauß
Leibnizstr. 2
38678 Clausthal-Zellerfeld
Tel: (05323) 72-2276
elab@tu-clausthal.de

Die Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Zweck der Nutzung.

Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Angehörigen der TU Clausthal ist grds. § 17 Abs. 2 NHG. Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der TU Clausthal verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage daneben Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG.

Soweit die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten auf der freiwilligen Einwilligung der betroffenen Person basieren, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Das elektronische Laborbuch ist die digitale Weiterentwicklung eines papierbasierten, analogen Laborbuchs und wird vorrangig für die notwendige Dokumentation von experimentellen Tätigkeiten eingesetzt. Es findet eine Protokollierung von Metadaten durchgeführter Experimente statt, auf die eine fest definierte Gruppe Zugriff erhält. Rohdaten werden in den Experimenten verlinkt, aber nicht zwingend im eLabFTW gespeichert.

Das elektronische Laborbuch der TU Clausthal ist ein wichtiges Werkzeug zum Forschungsdatenmanagement im Bereich der experimentellen Forschung insb. in den Natur- und Ingenieurwissenschaften. Es dient grundsätzlich zur Planung, Durchführung und Auswertung von wissenschaftlichen Experimenten und dokumentiert Forschungsprozess und –ergebnis gleichermaßen. Zweck der Datenverarbeitung ist vorrangig die Einhaltung guter wissenschaftlicher Praxis durch die systematische Erfassung von bestimmten Forschungstätigkeiten. Forschungsprojekte können angelegt werden, um diese gemeinsam in einer Arbeitsgruppe zu erarbeiten und zu dokumentieren. Es können einzelne Forschungsgeräte mit dedizierten Laborbücher-Templates angelegt werden, die bezwecken, eine Einheitlichkeit der Einträge zu erhalten und die Aufnahme aller Metadaten zu gewährleisten.

Die Webseiten https://elab.tu-clausthal.de/ sind ein interner, zugriffsbeschränkter Bereich, zu dem bestimmte Nutzer nach einem Anmeldevorgang Zugang erhalten. Eine Verwendung ist denkbar für Einzelpersonen, Arbeitsgruppen oder interdisziplinäre Teams. Experimente und Datenbankeinträge können erstellt, bearbeitet und geteilt werden.

Jeder Beschäftigte und Studierende der TU Clausthal hat die Möglichkeit, einen Zugang zu eLabFTW für dienstliche oder studentische Tätigkeiten auf eigenen Antrag über eine formlose E-Mail zu erhalten. Die Nutzungsbedingung muss akzeptiert werden. Damit erhält er oder sie die Anwendungsrolle „User“ bzw. bei Erstellung eines neuen Teams „Admin“. Externe benötigen zunächst einen Gastaccount des RZ, da der Dienst nur innerhalb des Netzes der TU Clausthal erreichbar ist. Eine Zuordnung von Nutzern zu mehreren Teams oder ein Teamwechsel sind in Absprache mit den Systemadministratoren möglich. Hierfür erfolgt derzeit eine formlose Kontaktaufnahme.

Hierbei werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

Vorname, Nachname, E-Mailadresse, RZ-Kennung, Status (z. B. Mitarbeitende), ggf. Institutszugehörigkeit, ggf. Nennung von Forschungsvorhaben oder Zugehörigkeit zu Forschungsgruppen oder Lehrveranstaltungen.

Nutzer sind selbst verantwortlich für die eingestellten Inhalte. Dies gilt für alle Hochschulangehörigen mit einem TU-Account sowie für externe Projektpartner mit Gastzugang. Nutzer tragen gem. Nutzungsbedingung dafür Sorge, dass rechtliche Vorschriften (z. B. Datenschutz, Urheberrecht) und Regelungen auf Basis des Betriebskonzeptes innerhalb der jeweiligen Unterstruktur des elektronischen Laborbuchs eingehalten werden. eLabFTW ist ein elektronisches Laborbuch im Blank-Page-Format, d. h. es werden systemseitig keine Vorgaben für Format und Aufbau der Struktur bei der Erfassung von Forschungsvorhaben gemacht. Weitere Absprachen über die genauen Umgangsweisen mit dem individuellen Erfassen der Experimente und Forschungsdaten stimmen die Administratoren der Teams mit den Teammitgliedern eigenständig ab.

Hierbei werden regelmäßig folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

Vorname, Nachname, E-Mailadresse, RZ-Kennung, Zugehörigkeit zu Forschungsgruppen oder Lehrveranstaltungen, Zeitpunkt und Art von Durchgeführten Experimenten.

Zugriff auf eLabFTW haben nur Nutzer webbasiert mit einem gültigen Account. Beim Aufruf der Webinstanz werden Verbindungsdaten generiert. Hierbei verarbeitet das System automatisch Log-File-Daten (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und Browserversion zum Zeitpunkt des Zugriffs). Die vorübergehende Speicherung dieser Daten durch das System ist für den Anmeldevorgang notwendig, um eine Auslieferung angeforderter Dokumente an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die zuständigen Systemadministratoren des Rechenzentrums und der Universitätsbibliothek haben prinzipiell die Möglichkeit, auf die Inhalte der Nutzer anderer Teams in eLabFTW zuzugreifen. Dies geschieht jedoch nur im Supportfall. Nutzer werden entsprechend individuell über die Art der Verarbeitung hierüber informiert.

Die Nutzung von eLabFTW ist zeitlich unbefristet möglich, das Rechenzentrum der TU Clausthal behält sich jedoch das Recht vor den Dienst eLabFTW einzustellen. Das Rechenzentrum informiert im Fall der Diensteinstellung die Nutzer 6 Monate vorab. Ein Exitszenario mit Sicherung der Daten wird im gleichen Zuge erstellt. Nutzer können jederzeit ihre Arbeit mit eLabFTW auf eigenen Wunsch beenden, eine automatische Löschung der Experiment-Daten erfolgt im Sinne der guten wissenschaftlichen Praxis nicht. Nutzer können jederzeit einen begründeten Antrag auf Datenlöschung stellen.

Bei eLabFTW handelt es sich um eine OpenSource Software mit derzeit einer Instanz. Der zugrundeliegende Datenbanktreiber ist MySQL. Die Daten verbleiben auf den Servern der TU Clausthal. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt systemseitig nicht.

Empfänger der Daten sind die Mitglieder der jeweiligen Forschungsgruppen an der TU Clausthal. Die Nutzer eines im eLabFTW angelegten Projektes können jederzeit eigenständig einsehen welche Personen mit ihnen gemeinsam dem jeweiligen Forschungsprojekt zugeordnet sind und so Zugriff zu den abgelegten Daten erhalten. Hierbei kann es sich auch um Externe Nutzergruppen z.B. Forschende anderer wissenschaftlicher Einrichtung oder weitere Partner handeln.

Die Verbindung zu eLabFTW erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung (https). Über SSL verschlüsselte Daten sind nicht von Dritten lesbar.

TU Angehörige sind grds. nicht verpflichtet das elektronische Laborbuch zu nutzen, ein Zugang erfolgt auf eigenen Wunsch des Betroffenen.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseiten des elektronischen Laborbuchs und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit. Bei Nutzung der Plattform sind die Pflichtangaben zum Nutzeraccount vorzunehmen. Nutzer des Laborbuchs können ihren Account eigenständig löschen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen insb. folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von der TU Clausthal verarbeitet werden.

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern die Sie betreffenden personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben nicht mehr notwendig sind oder Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen oder
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen.

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

Sie haben das Recht die Daten, die Sie aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet wurden zu erhalten.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Eine automatisierte Entscheidung findet im Kontext der Nutzung des eLabFTW nicht statt.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.